Kuidas muuta koosolekute kultuuri ja tulemuslikkust?

Koosolekud on muutunud aruteludeks, kus tulevad käsitlemisele kõikvõimalikud teemad, mis on peateemaga vaid kaudselt seotud. Fookuse hoidmine ja resultaadini jõudmine on muutunud keeruliseks.

Isegi kui koosolek või arutelu on meeldiv ning töötajad osalevad sellel meelsasti, ei jõuta koosviibimise lõpul konkreetsete lahenduste, tulemuste või otsusteni. Samal teemal koosolekud korduvad mitmeid ja mitmeid kordi.

Juhtimise tööriistana jäävad koosolekud ja arutelud veel pikaks ajaks väga olulisteks. Mis veelgi tähtsam, koosolekute oskuslik planeerimine, korraldamine ja administreerimine võivad olla ettevõtte tulemusjuhtimise kultuuri üheks kujundajaks.

Kuid koosoleku õnnestumiseks on oluline juhtida kogu protsessi – alustades planeerimisest ja lõpetades otsustest teavitamisega. Koosoleku protsessi võib jagada järgmisteks osadeks:

- koosoleku planeerimine

- korraldamine

- otsuste kokkuleppimine

- koosoleku tulemuste vormistamine

- otsuste ja tegevuste edastamine

Koosoleku planeerimine on seotud nii korralduslike kui sisuliste teemadega. Esmalt on vaja selgeks mõelda, mille jaoks on koosolekut vaja. Mis on see konkreetne teema, mille pärast kutsutakse kokku hulk inimesi? Sõnasta vajadus ja konkreetne teema. Siinkohal on hea, kui sõnastatakse arutluse alla tulevad teemad konkreetsete päevakorrapunktidena ja otsustada, kas on vaja võtta vastu otsuseid.

Järgmiseks on oluline läbi mõelda, kelle sisendit on kindlasti vaja ja kes on need isikud, kes on kaudsemalt seotud või peaksid olema infoväljas (hilisem kommunikatsioon). Määra osalejad.

Korraldusliku poole pealt on vaja selgitada välja kõigile osalejatele sobiv kuupäev ja kellaaeg koosoleku pidamiseks. Saada välja kutsed ja info ettevalmistuse ning teemade kohta.

Oskuslikult juhitud koosoleku puhul on otsuste kokkuleppimine vaid vormistamise küsimus. Kuid vormistada tuleb need otsused kindlasti. Otsuse vormistamise juures on oluline nii täitja kui tähtaja määramine. Mõistlik on määrata igale otsusele üks vastutaja (kes ei pea ise olema alati tegevuste elluviija) ja kindlasti kuupäev, millal tulemused peaksid olema teostatud. Sõnasta otsused, lepi kokku vastutav isik ja määra tähtaeg.

Iga koosoleku kohta tuleb kindlasti vormistada ka otsuste memo ja see koos vastavate määrangutega (otsuse kirjeldus või tegevused, vastutajad, tähtajad) ning osalejatele ja teistele vajalikele isikutele välja saata. Vormista memo ja saada osalejatele.

Peamine tulemuslikkuse mõjutaja on senise kogemuse põhjal olnud see, kui omavahel lepitakse kokku teatud kohustuslikud tegevused, mis aitavad tüüpilisemaid koosolekutega seotud lõkse vältida.

- Igal koosolekul peab olema teema ja päevakorrapunktid, mida arutatakse. See info saadetakse osalejatele aegsasti välja.

- Koosolek ei tohi olla pikem kui 1,5 tundi ehk 90 minutit. Äärmisel juhul tuleb planeerida päevakorrapunktide järgi näiteks 45 minuti kaupa, aga iga 90 minuti järel tuleb teha värskenduspaus 5–15 minutit.

- Koosolek ei tohi kunagi minna üle planeeritud aja.

- Koosolekule võib kutsuda vaid neid inimesi, kelle sisend on otseselt vajalik.

- Igale koosolekule järgneb kohustuslik memo, kus peab olema kirjas vähemalt üks konkreetne otsus (lisaks vastutaja ja tähtaeg), soovitatavalt aga otsus iga päevakorrapunkti kohta.

Tänapäeval on selleks mitmeid toetavaid digilahendusi. Näiteks SinuLab on loonud juhtidele kasutamiseks lihtsa ja käepärase lahenduse, mis aitab kõiki nimetatud lõkse edukalt vältida. Lisaks luuakse juhile hea ülevaade sellest, kui palju on aasta jooksul koosolekuid korraldatud ja kui palju on selle peale aega kulunud.

Allikas: SinuLab.ee