Kristi Velbaum: Et personalitööga väärtust luua, tuleb osa sellest kaotada

Ramirent Baltic on suurim ehitusseadmete rendi- ja müügifirma Eestis ja Balti riikides. Tegevust alustati 25 aastat tagasi. Täna töötab Eestis 135 ja Baltikumis koos tütarettevõttega Ramirent Modular Factory AS kokku 430 töötajat. Neist valdav osa on nii-öelda eesliinitöötajad – klienditeenindajad, laotöötajad ja mehaanikud. Tervisekriisist tuldi läbi edukalt. Töötajaskond suudeti säilitada ning pigem tuli töötajaid isegi juurde värvata. „Aasta alguses avasime uue rendipunkti Tallinnas Tähesaju tänaval. Kevadel ehitusturu aktiviseerudes värbasime aktiivselt ka hooajatöölisi suveks ning täiendust olemasolevatesse meeskondadesse, et kõik renditellimused saaksid täidetud ja kliendid teenindatud. Me pole juba ammu nii palju inimesi korraga värvanud kui sel kevadel. Meie töötajaskond on püsinud stabiilsena ja voolavus on madal,“ selgitas Velbaum.

Tervisekriisiga ollakse tema hinnangul hästi hakkama saadud. „See oli kogu juhtkonna ühine pingutus ja eesmärk, et töökohad kriisis säiliksid. Kelle töö võimaldas, said ajutiselt töötada kodukontorites. Samas ligi 80% meie töötajatest töötavad ametikohtadel, kus ei saa kodust töötada, sest töö eeldab pidevat kohalolekut, kas siis klientide teenindamiseks rendipunktis, transporditeenuse osutamiseks või seadmete hooldamiseks laos ja remondihallis,“ rääkis Velbaum, tuues näiteid, et lisaks tavapärasele inimeste hajutamisele ja desovahendite jagamisele aitasid nad muuhulgas sisustada ka kodukontoreid, samuti varustasid nad töötajaid vitamiinide ja kraadiklaasidega.

Lisaks on kõigil töötajatel võimalik kasutada psühholoogilist nõustamist ja tasustatud tervisepäeva enda või pereliikme tervise eest hoolitsemiseks. Alates sellest sügisest saavad töötajad täiendava tervisekindlustuse raames kasutada erinevaid eraraviasutuste teenuseid, näiteks käia hambaarsti juures või taastusravis. „Meie jaoks on töötajate heaolu väga oluline ja sellega seoses on kaasaegsed ja ohutud töötingimused, aga ka töötajate vaimne ja füüsiline heaolu meie prioriteet,“ selgitas Velbaum, miks nad selliseid soodustusi oma töötajatele on loonud, lisades, et ettevõttes on eraldi tööohutuse- ja kvaliteedijuht, kes nende teemadega tegeleb.

Personalitöö digitaliseerimise vajadus tekkis aga juba enne tervisekriisi või oleks õigem öelda, sõltumata tervisekriisist. „Ajal, mil ma Ramirenti tulin, liigutasime personaliandmeid Exceli tabelites. Igakuiste aruannete koostamine oli väga aja- ja ressursimahukas. Üheainsa aruande kokkupanek võis tähendada hulgaliselt töötunde, eriti kui seda oli tarvis teha Baltikumi üleselt,“ kirjeldas Velbaum.

Administratiivse töö maht oli tõepoolest suur. Sellest sündis kindel missioon, et väärtuse loomiseks on vaja osa personalitööst laualt maha saada ja protsessid digitaliseerida, et need toimiksid automaatselt ja taustal, võimalikult vähese inimsekkumisega ja vigadeta.

Digitaliseerimist alustati personali- ja palgaarvestusest, mis sai juurutatud just enne tervisekriisi tulekut. „Probleem, mille ees me ühel hetkel seisime, oli see, et meil ei olnud Baltikumis ühtset personaliandmebaasi ja igas riigis kasutati palgaarvestuseks erinevat tarkvara. Soovisime oma palgaprotsessid ühtlustada ning hallata andmeid ühtses süsteemis. Nii otsisimegi lahendust, mis toetaks palga- ja personaliarvestust Balti riikide üleselt ja kohalikes keeltes,“ kirjeldas Velbaum.

Valik langes Columbuse Pilvepalga lahenduse kasuks. „Valisime Columbuse Pilvepalga, sest see arvestab kõigi kolme Balti riigi seadusandlusega ja on kättesaadav kõigis balti keeltes,“ ütles Velbaum, lisades, et suureks eeliseks on ka see, et Baltikumi üleselt on igas keeles olemas kohalik kasutajatugi.

Lisaks liideti siia õige pea iseteenindusportaal, mille kaudu saavad töötajad ise hallata oma puhkuseid. „Täna võib küll öelda, et keegi ei igatse puhkuseavalduse paberil esitamist. Vastupidi, puhkuseavaldust võib nüüd esitada ka nutitelefoniga,“ rääkis Velbaum, öeldes, et nad on tehtud valikuga väga rahul ja töötajate tagasiside on olnud hea. Lisaks vabastas see personalitöötajate ja juhtide tööaega, sest kinnitatud puhkuste info liigub nüüd automaatselt ka palgaarvestusprogrammi ja käsitsi andmete sisestamiseks enam vajadust ei ole.

„Üks asi, mis tervisekriisist tingituna ehk suurema hoo sisse sai, oli e-õppe platvormi juurutamine, mille kaudu me pakume täna sisseelamiskoolitusi uutele töötajatele ja ka näiteks klienditeeninduse ja juhtimisalaseid koolitusi olemasolevatele töötajatele. Lisaks oleme senisest enam võimaldanud oma töötajatel osaleda tavapärase klassikoolituse asemel veebikoolitustel. Kui alguses ei olnud me kindlad, et kas Teamsi ja Zoomi koolituste efektiivsus on ikka päris see, siis täna saame küll öelda, et need toimivad hästi ja on end igati õigustanud, eriti siis, kui tegemist on väiksemate gruppidega. Muidugi on siin hästi suur roll ka koolitajal, osalejate kaasamisel ja fookuse hoidmisel,“ selgitas Velbaum.

Digitaliseerimine on Ramirendi personalijuhi Kristi Velbaumi südameasi. Seepärast ei paista arendusprojektidele lõppu veel tulevat. Lähim plaan on võtta kasutusele Baltikumi-ülene personalitarkvara, mis koondaks kõik personalijuhtimise olulisemad protsessid, alustades värbamisest ja onboarding-protsessist, kuni töötajate arendamise, uuringute läbiviimise ja tagasisidestamiseni. „Usun, et juba õige pea saab meil olema kaasaegne ja kompleksne tööriist, mis katab ära kõik funktsioonid ning hõlbustab oluliselt tööd inimestega, parandades töötajakogemust tervikuna,“ ütles Velbaum. Lisaks on plaanis täiustada personaliandmete haldust PowerBi analüütikaga, et personali-, tööaja- ja puhkuste info oleks juhtidele lihtsasti loetav, ülevaatlik ning toetaks neid töötajatega seotud otsuste langetamisel.

Paljud personalijuhid ei ole osanud või soovinud oma töölõike digitaliseerida, kartes et äkki kaob ühel hetkel töö ära. Kristi Velbaumi sõnul on see kartus asjatu. „Mina näen küll, et personalijuhi ja ka teiste personalitöötajate roll administreerimistegevustes peaks tulevikus olema minimaalne, sest see on ainukene viis, kuidas ettevõttele päriselt väärtust luua – et jõuda tegeleda töötajate arendamisega ja toetada juhte nende töös inimestega. See mõjutab otseselt ka kogu töötaja elukaart ettevõttes ehk seda, kuidas töötaja oma tööd ja ettevõtet tajub. Ramirendi töötajate pühendumuse ja juhtimiskvaliteedi indeksid on olnud juba aastaid väga kõrgel tasemel. Soovime kindlasti seda head taset hoida ja olla atraktiivne tööandja nii Eestis kui ka kogu Baltikumis,“ sõnas Velbaum.

Mõeldes neile, kes täna andmehalduskoormuse all vaevlevad, soovitab Velbaum alustada olukorra ja vajaduste kaardistamisest – mõelda läbi, kust king kõige rohkem pigistab, mida saaks teha efektiivsemalt, milliste protsesside digitaliseerimisest alustada ning milline on ootus terviklahenduse osas. Uue tarkvara kasutuselevõtt ei ole muidugi veel mingi näitaja – siis sageli töö alles algab, kuid see on normaalne protsessi osa. „Meie kogemus näitab, et uue tarkavara juurutamine tingib tihtipeale vajaduse ka olemasolevate protsesside kohandamiseks. Arvestama peab ka sellega, et iga muudatus võtab aega, seejuures tuleb aega harjumiseks anda nii juhtidele kui ka töötajatele. Sellegipoolest ei karda ma, et minu kui personalijuhi töö nende arengute tulemusena otsa saab. Vastupidi, tänu sellele on mul rohkem aega, et panustada ettevõtte arengusse tervikuna ning töötajate hoidmisesse ja arendamisesse,“ ütles kokkuvõtteks Velbaum.