Asukoht ei määra seda, kas saad koosolekut pidada või mitte

Viimastel aastatel on ettevõtetes aina populaarsemaks saanud paindlikumad tööviisid ja füüsiline kontor on muutumas vähem tähtsaks. Tihti nõuavad töökohustused välismaal viibimist või soovivad inimesed töötada kohvikus, maamajas või mujal. Oma kogemuse põhjal jagavad Elisa personalitiimist Sigrid Mõisavald, Riina Ilves, Deana Tomps, Mari-Liis Mets ja personalijuht Kaija Teemägi, kuidas panna paindlikud tööviisid tiimis hästi tööle.

Personaliteemade ja värbamisega tegelev tiim töötab päevast päeva ühiste eesmärkide nimel, kuid selleks ei pea nad alati füüsiliselt ühes asukohas viibima. Igaühel on oma töötegemised ja kohustused ning aega sooviks igaüks 24 tunnist rohkem. See nõuab aina enam tegevuste läbimõtlemist ja planeerimist – oma töö targemalt ja teadlikumalt tegemist.

See ei ole mõni uus moekas trend, vastupidi – see on tingitud tegelikust vajadusest. „Meie töötamise viisid ei ole enam samad, mis need olid kümme või viis aastat tagasi. Tark töö tähendab selget eesmärkide seadmist ja pidevat otsuste langetamist, kus ja kuidas oma ülesanded ära teha. Me ei saa praegu enam eeldada, et kõik on korraga ühes kohas koos ja seda polegi vaja,” selgitab personalijuht Kaija Teemägi. Ta lisab, et mõni aeg tagasi kaardistasid nad ettevõttes töötajate liikumist, paludes kirja panna kümne päeva jooksul kellaajaliselt, kus tööd tegelikult tehakse. „Saime aru, et meie keskkond kontoris ei toeta praeguseid tööviise, oleme palju agiilsemad. On vaja töö tegemiseks uusi võimalusi pakkuda,” ütleb Kaija Teemägi.

Sügisest saadik ongi meeskond katsetanud juhtprojektina uut tegevuspõhist lahendust, kus töötajad saavad valida endale just sellise töökoha ja keskkonna, mis neile parasjagu konkreetse tegevuse jaoks kõige paremini sobib. Kellel on vaja süveneda, saab selleks valida vaiksema ala; kui on vaja tiimiga arutelu pidada, võib minna koosolekuruumi või diivaninurgas mõtteid vahetada. Kes soovib, töötab aga väljaspool kontorit. Seda aga keegi ei nõua ja inimene saab ise otsustada, kus tal töötegemine kõige paremini sujub. „Tihti viibin päevas vaid poolteist tundi oma laua taga, ülejäänud aja teen tööd seal, kus vaja. Oleme tööala selle järgi ka kujundanud. Kes vajab mõni päev suurt ekraani, istub ühes kohas, järgmisel aga on palju liikumist, saab asjad aetud kas või telefonist. Teeme omavahel kokkulepped, milline vajadus kellelegi parasjagu on ja selle järgi valime ka istumiskohti ,”selgitab Riina Ilves.

Deana Tomps lisab, et tark töö tähendabki vajaduste ja võimalustega arvestamist. „On täiesti tavapärane, et Skype Meeting ehk video- või häälkõne teel ühinemise võimalus on juba igas koosoleku kutses kaasas ja kõik saavad ise valida, kust kohtumisega ühineda. Ma ei pea paluma erandit, kas võin ühineda üle videosilla.” Seetõttu on tiimi koosolekutel täiesti tavaline, kui keegi mööda minnes hõikab: „Ma panen su valjuhääldi peale!”. Riina Ilves võrdleb aga oma varasema kogemuse põhjal, et kui varem oli näost näkku kohtumine peaaegu ainuke võimalus koosolekuid pidada, siis praegu on pigem vastupidi. See aga ei tähenda, et omavaheline suhtlus kuidagi vähem oluline oleks. Vastupidi – kommunikatsioonil on veelgi suurem roll.

Meie põhjanaabritega tihedas töösuhtluses olev Mari-Liis Mets selgitab, et logistiliselt vajab reisimine ja töö ühitamine üksjagu planeerimist. „Mõni päev ma n-ö käin neli korda päevas Soomes koosolekul, ainult et video- või häälkõne vahendusel. Poleks mõeldav ega ka tõhus iga tegevuse jaoks üle lahe sõita. Valin, kus pean füüsiliselt kohal olema.” Samamoodi nõustub ka Sigrid Mõisavald, et tema töö ei sõltu enam ammu kohast. „Sinu või su vestluspartneri asukoht ei määra kuidagi seda, kas sa saad koosolekut või vestlust teha. Midagi ei jää tegemata ja talendid välisriikidest või teistest linnadest saavad koju toodud.”

Tegelikult on teadlik tarkade valikute tegemine töö efektiivsemaks muutnud ja enam ei ole nii palju asjatuid koosolekute kokkukutsumisi, kus tulemusi on vähem kui ajaviitmist. Tihti saab küsimused kiirelt ära lahendatud ühe telefonikõnega või ühisel töötegemise alal, kus infovahetus on spontaansem. See õpetab tiimi sõnul enda ja teiste aega paremini väärtustama. „Kogemusi jagama või kõiki probleeme lahendama ei pea alati koosolekuruumis. Aga kui on vaja kohtuda, siis ka see peaks olema tulemusele orienteeritud, alati kindla eesmärgiga ja lõppema järgmiste sammude ja tähtaegade kokkuleppimisega,” ütleb Mari-Liis Mets.

Näost näkku suhtluse ja ühes kohas viibimise vähenemine seab ettevõtted ja tiimid olulise fakti ette – kuidas tagada, et kõik oleks ühes infoväljas? Selle lahenduseks on ühiste dokumentide ja materjalide loomine, mis on kõikjalt turvaliselt kättesaadavad. Olenevalt ettevõtte ja tiimi eripärast peaks valima suhtluskanalid (nt Skype, Slack, Mattermost jne) ja leidma viisi, kuidas kõik dokumentidele ja vajalikule infole ligi saaks. Selleks sobivad pilvelahendused. „Oleme loonud ühised alusfailid, mida jooksvalt täidame. Tihti saab sealt juba vajaliku info kätte, ei ole vajagi kellelegi helistada, meili saata või lihtsalt töörütmi segada. See distsiplineerib ja õpetab meid kõiki paremini planeerima,” selgitab Kaija Teemägi üht võimalust, kuidas infot tõhusamalt jagada. „Kõik inimesed ei ela meilboksis, tuleb mõelda ja valida õiged kanalid, et inimesega kontakti luua,” nõustub Deana Tomps.

Kogu tiim ütleb aga peaaegu ühest suust, et tegelikult vajab uudne töökorraldus pidevat planeerimist ja harjutamist. Sigrid Mõisavald selgitab, et oluline on tiimis ja ka iseendaga kokkulepped teha. „Oleme tiimis sõnastanud kindlad kokkulepped, milliseid kanaleid kaugtööks kasutame, kuidas infot jagame, kus ühiselt tiimi tegevusi haldame ja mis me iga nädala lõpuks valmis teeme. Sedasi on igal meeskonnaliikmel olemas kindel siht, mille poole liikuda ja see toetab ka tulemuslikku tööd eemalt. Oluline on eemalt töötades ka enda aega tõhusalt planeerida, selleks lisan enda kalendrisse tihti mitte ainult koosolekuid teistega, vaid ka tegevusi iseendale.”

Omavahel jagatakse kalendreid, mis aitab paremini nii enda aega planeerida kui ka tiimikaaslastega arvestada. Ikka eesmärgiga tööd efektiivsemalt teha. Lõpetuseks nõustub kogu tiim, et tark töö tähendabki pidevat valikute langetamist. Targalt töötaja valib ja otsustab, millal millelegi reageerida ja mis reeglite järgi ta töötab, samal ajal austades ka teiste töötegemise harjumusi.