Hea sisseelamisprogramm on enamat kui arvuti tellimine uuele töötajale

Kuna sisseelamisprogrammi (onboarding) eesmärk on toetada uue töötaja sujuvamat kohanemist ettevõttega, oma uue rolliga, organisatsioonikultuuri ja inimestega, tasub esmalt kaardistada sisemised protsessid, reeglid ja muu oluline info, millega uus töötaja esimestel päevadel ning nädalatel kokku puutub. Seejärel tuleb kaaluda erinevaid võimalusi, kuidas ettevõtet puudutav teave uue töötajani viia ehk milliseid meetodeid kasutada. Selleks võib olla iseseisev materjalidega tutvumine, otse toimuv või järelvaatamiseks loodud veebiseminar, e-koolitus, juhtide ja valdkonna spetsialistidega neljasilmakohtumised, virtuaalne õpiteekond, videod jms.

Näiteks kui uus töötaja liitub SEB-ga, siis esimesel tööpäeval saab ta automaatse tervituskirja, kus on alguseks lühidalt kirjeldatud kõige olulisemad teemad – väärtuspakkumine, link intranetile, tervisekontrolli ja tervisekindlustuse info, viide kohustuslikele koolitustele. Kirjas asuvad lingid suunavad uutele töötajatele loodud intraneti alamlehele, kuhu on kokku koondatud uuele kolleegile vajalik info.

Kord kvartalis kutsume möödunud kuude jooksul liitunud töötajad uute töötajate loengusarjale, kus lisaks juhatuse esimehe tervitusele räägitakse lähemalt erinevatest personaliteemadest, üksused tutvustavad lühidalt oma tegemisi ja valdkondade spetsialistid annavad ülevaate muu hulgas näiteks teenusedisaini põhimõtetest, digitaliseerimisest, klientide tagasisidest, turvanõuetest ning paljust muust.

Kuna kõik toimub virtuaalselt, siis veebiseminarid salvestame ja lisame uute töötajate intraneti alamlehele järelvaatamiseks. Kui aga uus kolleeg peaks liituma ajal, mil loengusari on äsja toimunud ja järgmine toimub alles paari kuu pärast, siis selleks, et ta saaks lisaks intranetile lisainfot SEB kohta, on SEB Campusesse valmimas virtuaalne õpiteekond. Lugemismaterjalidest, e-koolitustest ja videotest koosneva virtuaalse õpiteekonna eesmärk on pakkuda struktureeritult erinevat infot SEB, meie tööviiside, elukestva õppe põhimõtete ja palju muu kohta.

Samuti tasub läbi mõelda, kuidas toetada uut töötajat organisatsioonikultuuriga harjumisel ja sotsialiseerumisel, milline roll on selles protsessis juhil, ülejäänud meeskonnaliikmetel, ning võimalusel määrata töötajale eraldi sisseelamist toetav isik ehk kas mentor, juhendaja või buddy. Uuringute järgi on 70% töötajate jaoks kõige olulisem õnnelikkuse tegur töö puhul see, kui töökeskkonnas tekivad sõbrad. Sotsialiseerumine soodustab pühendumist, õnnetunnet ja suurendab tõenäosust ettevõttes kauem töötada. Seega konkreetse kontaktisiku olemasolust saab kasu nii uus töötaja kui ka ettevõte tervikuna. Enamlevinud sotsialiseerumise näited on meeskonnaüritustesse või muudesse organisatsiooni sündmustesse kaasamine, ühised lõunad ja nn buddy võimaldamine.

SEB-s oleme alates veebruarist juurutamas giidi süsteemi. Ka seni on üksustes olnud juhendajad, kes on tutvustanud tööülesandeid, protsesse, süsteeme ja tööviise, kuid giidi rolli loomisega soovisime rohkem tähelepanu pöörata organisatsioonikultuuriga harjumisele ja sotsialiseerumisele. Giidi poole võib pöörduda ka kõige imelikumana tunduvate küsimustega, ta annab ülevaate organisatsioonis ja üksuses kehtivatest reeglitest ning headest tavadest. Olemasolevatele pühendunud ja kogenud töötajatele pakub giidi roll uusi väljakutseid ning annab võimaluse enesearenguks. Giidi arendamiseks ja nende panuse väärtustamiseks korraldame erinevaid koolitusi.

Selleks, et ettevõttes erinevad osalised (värbav juht, juhendaja, teised kolleegid üksuses jne) mõistaksid oma rolli uue töötaja sisseelamisel ja protsess oleks võimalikult selge, tasub luua nimekiri tegevustest, mis annab ülevaate vajalikest sammudest uue kolleegi sisseelamises. Nimekiri võiks sisaldada tegevusi, mida on uue töötaja tulekuga vaja teha enne esimest tööpäeva ja esimesel tööpäeval, töönädalal ning esimestel kuudel kuni katseaja lõpuni koos konkreetsete vastutajatega.

Lisaks töötaja väljavalimisele peaks juht seisma hea selle eest, et tööks vajalikud vahendid on olemas, seadma katseaja eesmärgid ja tegema regulaarseid neljasilmakohtumisi. Juhi ülesanne tervikuna on tagada, et uue töötaja vastuvõtmiseks on kõik ettevalmistused tehtud ja uut kolleegi toetab tema sisseelamisperioodil võimalusel juhendaja, mentor, buddy, ülejäänud meeskonnaliikmed ning vajadusel IT- või personalitöötaja.

Omavaheliste tegevuste ja vastutuste jagamise hõlbustamiseks võiks tegevusnimekiri olla kasutusel mõnes jagatud kaustas või pilvepõhises süsteemis. Sealjuures on oluline sisseelamisprotsessi kaasatud töötajate omavaheline suhtlus. Kui juht koos seotud osalistega on enne uue töötaja liitumist kõik tegevused läbi rääkinud, siis tunnetab ka uus kolleeg, et ta on oodatud.

Uut töötajat vastu võttes on iga ettevõtte eesmärk, et uus kolleeg tunneks organisatsiooniga liitumisel end igas mõttes hästi ja mugavalt. Kuigi paljud sisseelamist soodustavad tegevused võivad olla ettevõtteülesed, siis järjest rohkem väärtustavad inimesed personaalset lähenemist, mis maandab sisseelamisega kaasnevat ärevust ja samas soodustab produktiivsust. Näiteks üks võimalus on luua esimesteks tööpäevadeks ja -nädalateks kava, kus on kirjeldatud esimesed tegevused, materjalidega tutvumised ja ülesanded, kohtumised kolleegide või peamiste koostööpartneritega. Kui võimalik, siis tegevuskava võiks saata ette enne esimest tööpäeva, et uus inimene teaks, mis teda ees ootab. Lisaks on uue meeskonnaga mugavam liituda, kui selle liikmeid juba veidi ette teada. Selleks sobivad hästi näiteks tiimiga eelkohtumine, videotervitus uuele kolleegile või tutvustuse loomine iga kolleegi kohta, mis sisaldab lisaks tööalasele infole põnevaid fakte ka isiklikust elust.

Sisseelamisprogrammi loomine ei ole õnneks jalgratta leiutamine ja internetis leidub erinevaid lahendusi, suuniseid, tegevuste nimekirju, milline võiks sisseelamine olla. Kindlasti on oluline küsida hiljuti liitunud töötajatelt, nende juhtidelt ja kogenud töötajatelt, kuidas nemad sisseelamisprotsessi näevad. Tasub uurida ka teiste ettevõtete kogemusi – lugeda temaatilisi artikleid, kuulata podcast'e või miks mitte võtta otse ühendust mõne ettevõtte personalitöötajaga. Läbimõeldud sisseelamist soodustavad tegevused toetavad talentide ligimeelitamist ja nende hoidmist ning vähendavad tööjõu voolavust.