Kristjan Rotenberg: kuidas suurendada tootlikkust mittetootvat tööd tegevatel inimestel?

Me justkui hakkame juba ka mõistma, mida siin valdkonnas teha saame. Kuid kas me pole jätnud kahe silma vahele n-ö mittetootvat tööd tegevad inimesed – kontoritöötajad? Vähemal osaliselt? Jah, räägime protsesside digitaliseerimisest, andmetöötluse automatiseerimisest ja tarkvaralistest robotitest. Paljudele Eesti ettevõtetele on see maailm endiselt alles tuleviku teema. Mis võimalused siis juhil veel on, et mõjutada tootlikkust töötajatel, kes ei tooda?

Enne kui vastuseid otsime, vaatame korra hetkekonteksti. Praegune aasta on muutusterohke ja raskesti ennustatavate trendidega. Volatiilsus on suur, organisatsioonide töömahud kõiguvad ühest äärmusest teise. Ühel hetkel on enamik kliente kadunud. Mõni kuu hiljem võib aga tellimusi olla rohkem, kui oskasime oodata. Ühel hetkel on meil inimesi üle, optimeerime kulusid ja töötajate arvu. Teisel hetkel peavad alles jäänud inimesed ära tegema mitme inimese operatiivtöö, lisaks arendama ja muutma protsesse, et uue reaalsusega kohaneda.

See toob kaasa prioriteetide paljusust, intensiivsemaid tööpäevi, pingelisemat tööõhkkonda. Tagajärjeks võin olla see, et teine laine ei tule meil viirusest, vaid hoopis ületöötanud ja läbipõlevatest spetsialistidest ning juhtidest, kes praegu pühendunult ja ennastunustavalt tööd teevad.

Sellise konteksti mõju mõtlevat tööd tegevate inimeste tootlikkusele võib olla halvav. Pinge kasvades suureneb ka meie tulemuslikkus. Tuleta meelde, kui efektiivne oled olnud vahetult enne mõne tähtaja saabumist. Kui selline pinge on aga pidev, kogu aeg on n-ö hooaeg, siis aju väsib ja tulemuslikkus hakkab kiiresti vähenema. Koos sellega ka pingetaluvuse võime. Hakkame väsima ja tundma kurnatust. Ärritume sagedamini.

Kui organisatsioonis pole õnnestunud hoida positiivset suhtumist muutustesse kui võimalustesse ja maad hakkab võtma ärevus, tööstress, hõõrdumised kollektiivis, on tagajärjeks töötajate kognitiivsete võimete kiire langus. Peamine tööriist – aju – läheb justkui lennurežiimile: töötab, aga midagi uut sealt ei tule. Põhjuseks on aju keskel asetsev limbiline süsteem, mis negatiivseid emotsioone kogedes eeldab, et midagi eluohtlikku on juhtumas ja püüab teha kõik endast oleneva meie elushoidmiseks.

Kuna ratsionaalselt mõtlev ja tööks kasutatav ajukoor on väga aeglane ja energiamahukas, võtab limbiline süsteem juhtimise üle. See töötab vanadele kogemustele, sissetallatud mustritele ja emotsioonidele tuginedes. Otsused on alateadlikud ja kiired – oleme impulsiivsed. Samas midagi uut ja loovat sedasi ei tule. Ka probleemide lahendamiseks tulevad üksnes vanad vastused. Tulemuseks on kontoritöötajate tootlikkuse langus.

Samuti nagu viirus levib seltskonnas kiiresti, nii on ka negatiivsete emotsioonidega. Kolleeg, kes tunnetab pikaaegset tööstressi ja muutub pahuraks ja pessimistlikuks, nakatab sellega kiiresti ka teisi. Selle eest „kannavad hoolt“ ajus olevad peegelneuronid, mis kopeerivad kõrvalolijate emotsioone. Eriti kõrge on aga negatiivsuse nakkumine, kui see saab alguse juhist. Kolleegid hoiavad juhi seisundit pidevalt radaril. Sellest loetakse välja enda ja ettevõtte tulevikku. Ja alateadlikult võetakse juhi hoiakud kiiresti üle. Siit tuleneb, et juhi enda seisund on üks oluline meeskonna tootlikkuse mõjutamise aspekt.

Annan mõned soovitused. Ebaselgus on aju jaoks üks pärssivamaid aspekte ja vähendab seeläbi tootlikkust. Seega, meeskonna juhtimiseks loo selgust:

- tekita töö tähenduslikkus igaühe jaoks, ütle välja siht ja eesmärgid, sõnasta prioriteet number 1 järgmisteks nädalateks;

- anna mõistlik autonoomsus oma töö korraldamiseks. Taga ressursid: töövahendid, mõistlik aeg ja muidugi teadmised-oskused;

- loo usaldavad suhted ning kiire ja regulaarne infovahetus olulisest.

Pause tuleb teha ka väiksemate soorituste vahepeal. Piisav liikumine ja vee joomine tagab energia olemasolu. Värviliste taimede söömine annab kehale, kaasa arvatud ajule, piisavalt toitaineid optimaalseks toimimiseks. Pikema isikliku sihi omamine ja võimalustele keskendumine aitab säilitada positiivsust. Emotsionaalne enesekontroll ja realistlik optimism võimaldab märgata olulist. Treener, mentori näol, aitab edasi liikuda märgatavalt kiiremini ja edukamalt.

Kokkuvõttes saame organisatsiooni tootlikkuse suurendamiseks – peale eesliini töötajate toetamise – palju ära teha ka läbi administratiivpersonali oskuslikuma juhtimise. Eesliini protsessides kasutame tootlikkuse kasvatamiseks raiskamise ja väärtust mittelisavate tegevuste vähendamise meetodeid. Kontoritöötajatega saame teha sama – otsime võimalusi, kuidas aju potentsiaali raiskamist vähendada. Vahendid selleks on selgus, psühholoogiline turvatunne ja heade enesejuhtimise oskustega juht.