Kuidas kaugtöö enda ettevõtte heaks tööle panna

Tegime otsuse hakata oma ajakasutuse mõõtmise rakendust pakkuvas tarkvaraettevõttes Toggl sellist töökorraldust kasutama juba üle viie aasta tagasi. Ettevõtte 110 töötajat teevad iga päev tööd kodust rohkem kui 30 riigis üle maailma ja mitte ükski inimene ei käi regulaarselt kontoris. Tihti imestatakse, kuidas on võimalik nii tulemusi saavutada ja meeskonnatunnet hoida, kuid see pole tegelikult kunagi probleem olnud. Edu oleme saavutanud tänu kaugtööle, mitte selle kiuste.

Kaugtööl on firmade vajadustest ja avatusest tingituna erinevaid vorme. Toggli mudel, kus põhimõtteliselt üldse kontorit ei ole (fully remote või remote-only), on neist julgeim. Sellise tööviisi üks pioneere on WordPressi loonud Automattic, kellel on praeguseks juba ligi 1200 kaugtöötajat. Mõnevõrra lihtsam on korraldada asjad selliselt, et kogu igapäevane suhtlus ja koostöö toimub veebi kaudu ja kontoris pole tarvis käia, aga aeg-ajalt kohtutakse seal siiski suhtlemiseks või mõneks koosolekuks (remote-first).

Eestis ja maailmas on praegu levinuim siiski kõige lahjem variant ehk töötajatel lubatakse aeg-ajalt teha kodukontoripäevi (remote-friendly), mida peetaksegi paindlikkuse tõestuseks. Sellistel ettevõtetel pole sageli läbi mõeldud kommunikatsioonikanalid kaugtööl olevate inimestega suhtlemiseks ja kodukontoripäevi kasutatakse peamiselt keskendumist vajava iseseisva töö jaoks. See süsteem on juhuslik ega pruugi olla töötajatele läbipaistev või nende vajadustega arvestav. Paindlikkuseks loetakse tihti ka võimalust nihutada tööpäeva algust ja lõppu paari tunni võrra, kuid seda ei saa pidada kaugtööks.

Togglis tegime alguses otsuse kaugtöö kasuks selleks, et leevendada värbamissurvet tarkvaraarendajate leidmiseks pisikesel Eesti turul ja et tuua meeskonda erinevaid arusaamu laiast maailmast. Peagi saime aga aru, et sellest sai meie organisatsioonikultuuri keskpunkt. Nägime, et töötajad on õnnelikumad, kui saavad kujundada töö eraelu järgi, mitte vastupidi. Kaugtöö võimaldab elada seal, kus meeldib, mitte seal, kus on võimalik tööd leida. Samuti annab see vabaduse pühendada rohkem aega perele ja hobidele ning teha tööd sellisel ajal, mis sinu une- ja elurütmiga sobib. Selline vabadus teeb töötajad omakorda lojaalseks usaldavale tööandjale.

Uuringud näitavad, et kuni 80% inimestest tunnevad, et on kontorist eemal töötades produktiivsemad. Kui miski on vaja kiiresti ja korralikult ära teha, on kontor tihti viimane koht, kus seda teha saab. Üks Stanfordi ülikooli uuring avastas koguni, et kaugtööd tehes said inimesed lahendatud ühe päeva jagu rohkem ülesandeid kui kontoris. Meie enda kogemus kinnitab seda igati.

Värbamise seisukohast on aga saanud selgeks, et kaugtöö on meie suurim konkurentsieelis. 92% kandidaatidest ütlevad, et soovivad meiega liituda, sest pakume kaugtöö võimalust. Mainitakse ka väärtushinnanguid ja huvitavat toodet, kuid töötajate väga suur huvi kaugtöö vastu ning selliste võimaluste väike arv on kindlasti meie suur eelis tööturul.

Selleks, et ettevõttes kaugtööd juurutada, peavad sellesse kõigepealt uskuma ettevõtte juhid. Nad peavad mõistma, et selline töökorraldus lisab ettevõttele väärtust rahulolevate ja produktiivsete töötajate kaudu – eesmärk ei ole kulude kokkuhoid kontorirendi vähenemise arvelt.

Järgmiseks võiks uurida töötajate ootusi ja valmisolekut tööprotsesside muutmiseks. Inimestel on kindlasti küsimusi ja murekohti, millele peab ühiselt lahendused leidma. Tegeleme sellega Togglis siiani iga päev, sest meeskonna arenedes ja kasvades tekivad alati uued küsimused, millele koos vastata.

Kindlasti peab arutama ka usalduse küsimust. Juhid kardavad tihti, et kaugtööd tehes ei saa ülesanded kindlasti täidetud ja kaob kontroll. Töötajad võivad aga hakata kahtlustama, et kolleegid ei tee kodus olles tööd. Siin on väga oluline panna selgelt paika, kuidas hinnatakse töö tulemuslikkust olenemata töötegemise asukohast. Usaldus ja läbipaistvus on töökultuuri tähtsad osad.

Viimaks tuleb mõelda ka tööriistadele, mis aitavad korraldada suhtlust ja tööd. Tehnoloogia areng selles vallas on olnud kiire ja enamikule vajadustele on olemas sobiv lahendus, millest paljud on ka kontoris kasutusel. Kindlasti tuleks leida mõni pilvepõhine suhtlusplatvorm ja teadmiste dokumenteerimise koht, et info liiguks vabalt. Kui on tahe kaugtööga alustada, siis tehniliste küsimuste taha ei tohiks asjad tänapäeval küll jääda.

Kaugtöö ei ole tegelikult enam tulevikutöö, vaid praegune reaalsus. Üha suurem osa töötajatest ei rahuldu nõudmisega istuda üheksast viieni kontoris, kui sama töö saaks arvuti vahendusel ära teha ükskõik millisest internetiühendusega asukohast. Tööandajad, kes sellele vastu tulevad, on tööturul võitjad.